Sejmowa komisja administracji i cyfryzacji zapoznała się z informacją na temat stanu archiwów przechowujących dokumenty płacowo-kadrowe zlikwidowanych i przekształconych przedsiębiorstw oraz z informacją o dostępności takich dokumentów dla osób ubiegających się o świadczenia zabezpieczenia społecznego.

Problem dotyczy części osób pracujących przed 1999 r. w zakładach zatrudniających powyżej 20 pracowników, które zostały zlikwidowane lub zbankrutowały.

Przechowywane przez pracodawców dokumenty świadczące o ich zatrudnieniu i wysokości zarobków trafiły - po upadłości lub bankructwie - do archiwów, często prowadzonych przez prywatne firmy. Dziś dokumenty te są potrzebne do wyliczenia tzw. kapitału początkowego niezbędnego do ustalenia wysokości emerytury. To ważne dla osób zatrudnionych przed 1999 r.

Długo przepisy nie regulowały działalności archiwizacyjnej - mógł ją prowadzić każdy. Sprawę tę załatwiono dopiero w 2003 r. nakazując prywatnym archiwom spełnienie określonych wymogów oraz rejestrację.

Nie wszystkie archiwa się jednak zarejestrowały. Tymczasem zaświadczenia płacowo-kadrowe z archiwów niezarejestrowanych są nic nie warte - ZUS ich bowiem nie uwzględnia. Nie oznacza to, że w takim przypadku nie da się wyliczyć kapitału początkowego, ale ubezpieczyciel przyjmuje do tego minimalne składki - bez względu na rzeczywistą wysokość wynagrodzenia w danym okresie. W efekcie emerytura jest niższa.

Zgodnie z danymi ZUS kapitału początkowego nie ma jeszcze wyliczone ok. 2-2,5 mln osób. Część z nich może mieć problem z udokumentowaniem zarobków i zatrudnienia.

Obecny na posiedzeniu komisji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Władysław Stępniak poinformował, że obecnie działa około 1700 podmiotów, które uczestniczą w przechowywaniu dokumentów płacowo-kadrowych, z czego około 500 podlega obowiązkowi rejestracji. Spośród nich wpis do rejestrów uzyskało zaledwie 208 firm.

Stępniak zadeklarował pomoc przechowawcom, którzy nie dopełnili obowiązku rejestracji, w legalizacji ich działalności. "Tutaj są dwa generalne warunki. Pierwszy to magazyny, które muszą spełniać określone normy, a drugi to posiadanie kwalifikacji archiwalnych lub zatrudnianie wykwalifikowanego archiwisty" - powiedział Stępniak. Zaznaczył, że w przypadku bardzo małych jednostek wystarczy, by przechowawca przeszedł kurs kancelaryjno-archiwalny.

– Oferujemy pomoc i wsparcie dla tych, którzy nie dopełnili obowiązku rejestracji i spełniania warunków, ale się chcą zarejestrować i prowadzić działalność zgodnie z prawem – zadeklarował.

Według szefa Archiwów Państwowych trzeba się jednak poważnie zastanowić, co zrobić z tymi archiwami, które nie zakwalifikują się do rejestracji. Stępniak apelował jednocześnie, by wszyscy pracownicy utrzymywali "kulturę dokumentacyjną" - dbali o otrzymywane od pracodawców świadectwa pracy i dokumentację dotyczącą odprowadzanych za nich składek.

Wiceprezes ZUS Michał Jonczyński przyznał, że ZUS nie uwzględnia zaświadczeń płacowo-kadrowych pochodzących od nielegalnych przechowawców, ale czyni tak, bo tak nakazuje mu rozporządzenie ministra pracy. Zaznaczył, że od 1999 r. konta ubezpieczonych są prowadzone w wersji elektronicznej i problemu z dokumentami nie ma.

Wiceprzewodnicząca komisji Józefa Hrynkiewicz (PiS) oceniła, że problem został kompletnie zaniedbany. Poinformowała, że zgłaszają się do niej setki osób, które mimo, iż posiadają świadectwo pracy, nie mogą liczyć na uwzględnienie w kapitale początkowym rzeczywistego wynagrodzenia, tylko minimalne.

Edwarda Siarka z (KPSP) podkreślił, że przeciętny Kowalski nie miał żadnego wpływu na to, czy jego akta trafiły do legalnego, czy nielegalnego przechowawcy. Natomiast Małgorzata Woźniak (PO) zwróciła uwagę, że osoby starające się o emeryturę mają ogromne trudności z odszukaniem miejsca, w których są przechowywane ich dokumenty.